Cómo ayudar a tu equipo a administrar mejor su tiempo de trabajo

 

En el entorno de trabajo, lo más común es que los colaboradores se enfrenten a diferentes situaciones que ponen en riesgo su eficiencia, característica que se relaciona en gran medida con la administración de tiempo. Si bien esto no es sinónimo de productividad, la administración eficiente del tiempo fomenta el trabajo, mejora el rendimiento y la satisfacción laboral.

 

De acuerdo con estudios, los empleados en todo el mundo dedican hasta el 60% de su tiempo a resolver pormenores de su trabajo y solo un 27% al trabajo calificado; el resto del tiempo lo dedican a procrastinar para volver a concentrarse en las actividades realmente importantes. Para ayudar a tu equipo a ser más eficiente y administrar su tiempo de forma óptima, te recomendamos:

 

Elimina reuniones innecesarias

En tiempos de home office, el contacto es más necesario que nunca… pero no hay que exagerar. Es cierto que las reuniones son productivas cuando se tiene una agenda clara, asisten las personas indicadas y todas están preparadas para opinar y aportar soluciones. De lo contrario, incluso una reunión corta puede extenderse y consumir tiempo destinado para el trabajo, así que antes de convocar a todo tu equipo para una reunión, pregúntate qué tan necesario es, y quiénes realmente deben estar presentes.

 

Permite el trabajo por proyectos o prioridades

A lo largo del día, es común que los colaboradores realicen tareas diferentes en varios proyectos, y todos parecen ser urgentes por lo que es difícil saber por dónde empezar, a qué tarea dedicar más tiempo y concentración. Aquí radica la importancia de definir los objetivos de trabajo, tener claras las prioridades y permitir la autonomía de los empleados para decidir cuáles son las tareas que les toman más tiempo y concentración.

Lo ideal es comenzar con las tareas prioritarias o urgentes, para dar lugar a las importantes y a las de rutina, que pueden hacerse en las horas menos productivas.

 

Elimina o delega tareas de baja prioridad

En toda empresa hay actividades que se realizan de forma rutinaria y que no necesariamente son indispensables, o acorde al puesto de los colaboradores. Y si tienen una cantidad muy alta de trabajo no prioritario, pero que les quita tiempo para sus tareas importantes, los colaboradores perderán eficiencia rápidamente, por ello se recomienda reducir su carga y delegar estas tareas a otra persona, repartirlas entre varios o crear un nuevo puesto para alguien que se dedique a ellas.

 

Establece canales de comunicación

Los colaboradores se enfrentan a muchas situaciones por no tener un canal de comunicación definido: correos perdidos, mensajes sin leer en WhatsApp, tener silenciados los grupos de Skype, entre otros que pueden solucionarse al definir un canal útil, que deje historial para encontrar la información en caso de que se necesite más adelante, y que los colaboradores sepan que deben responder a la brevedad.

 

Beneficios de la correcta gestión de tiempo

Gestionar el tiempo de trabajo adecuadamente reduce los niveles de estrés, incrementa la productividad y satisfacción por el trabajo al permitir que el empleado se centre en las tareas importantes sin prisas ni plazos demasiado cortos. Los empresarios ven beneficios como una menor rotación de personal, un clima laboral saludable, personal comprometido con sus labores y una metodología de trabajo más eficaz.

 

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