La comunicación es clave para las relaciones humanas en general y en las empresas es crucial para alcanzar los resultados esperados. Si bien en la actualidad existen muchas opciones para mantener contacto con los equipos de trabajo, es importante tener juntas para compartir información, elaborar planes de acción, solucionar problemas o realizar actividades de integración laboral.
Muchas personas piensan que las juntas son una pérdida de tiempo, por ello hoy te contaremos cómo hacer reuniones efectivas de trabajo. ¡Comencemos!
Modera la frecuencia de las reuniones. En reuniones de trabajo, menos es más, así que si una reunión quincenal o mensual es suficiente, no agendes otras intermedias.
Haz una planeación previa. Define los objetivos de la reunión, los puntos que se tratarán y a los colaboradores que deben estar presentes.
Respeta los tiempos. Además de agendar la reunión en un horario determinado y comenzar puntualmente, aborda solo los temas planeados y no sobrepases el tiempo planeado.
Informa el motivo de la reunión con anticipación. Cuando los colaboradores saben de qué tratará la reunión podrán preparar apuntes, evidencias o informes, los cuales también puedes solicitar de antemano.
Contempla unos minutos para los participantes. Permite que los asistentes expongan sus ideas, dudas y sugerencias en la reunión, y considera ese espacio dentro de la planeación.
Procura contar con un secretario. Una persona que tome la minuta de la reunión es importante para sacar conclusiones y resumir los puntos acordados.
Documenta la información y compártela. La información recogida en la minuta debe ser documentada y los puntos más importantes o que impliquen cambios pueden ser compartidos con todos los miembros involucrados.
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